Durch die neue eIDAS-Verordnung wird erstmals eine Organisationssignatur, das elektronische Siegel eingeführt. Technisch sind elektronische Siegel vergleichbar mit den elektronischen Signaturen. Der wesentliche Unterschied ist die Zuordnung zu einer juristischen anstatt einer natürlichen Person. Während mit elektronischen Signaturen eine Willenserklärung abgegeben werden kann, dient das elektronische Siegel einer Institution als Herkunftsnachweis: Es kann überall dort eingesetzt werden, wo eine persönliche Unterschrift nicht notwendig, aber der Nachweis der Authentizität gewünscht ist.
Für die Behörden dürfte das neue elektronische Siegel interessant sein, wurde doch seit Jahren die Einführung einer sogenannten Organisationssignatur gefordert, um die Nutzung der persönlichen qualifizierten Signatur durch Behördenbeschäftigte im Außenverhältnis zu entlasten. Allerdings hat das neue europäische Siegel zunächst einmal eine reine elektronische Stempelfunktion, sagt also nichts über interne Vertretungsmacht und steht auch nicht für eine bestimmte Willenserklärung.
Die Einsatzgebiete der Organisationssignatur erstrecken sich auf die unterschiedlichsten Branchen und Bereiche. Typische Anwendungsszenarien sind die rechtssichere elektronische Archivierung und Rechnungsverarbeitung, die Absicherung der elektronischen Kommunikation sowie das digitale Ausstellen von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Kontoauszügen, Prüfbescheinigungen, Urkunden oder Steuer- und Rentenbescheiden.